L’organizzazione e la pianificazione di un evento sono elementi fondamentali per la riuscita dello stesso; chiaramente l’evento deve anche essere organizzato da persone con esperienza e con competenze in questa area.
Prima di tutto bisogna pensare a quale sia lo scopo dell’evento che potrebbe essere la vendita di un prodotto, far conoscere un nuovo servizio, la presentazione di una mostra o altri scopi simili: dopo aver stabilito l’obiettivo, è il momento di capire quale è il target e a chi ci si vuole rivolgere. Il target infatti potrebbero essere famiglie, professionisti, imprenditori, etc. ma è importante saperlo bene soprattutto per quanto riguarda la location che verrà scelta e per l’arredamento della stessa.
Dopo aver stabilito gli obiettivi e il target, viene il momento di pensare al budget da dedicare all’evento: la soluzione ideale è quella di cercare degli sponsor che possano fornire dei budget in cambio di visibilità all’interno dell’evento stesso. È bene anche sempre “stare larghi” con il budget in quanto facilmente si potrebbe incorrere in spese extra.
Per quanto riguarda la location le opzioni possono essere diverse e possono essere delle ville, centri congressi, hotel, capannoni e tanti altri luoghi: chiaramente un evento in un capannone potrebbe essere più adeguato a un target giovane così come in una villa potrebbe esserlo per un target più maturo. Una volta selezionata la location è il momento di scegliere l’arredamento che sicuramente è una variabile molto importante per la riuscita dell’evento in quanto le persone devono rimanere colpite da come è stato occupato lo spazio.
Per un evento outdoor e a target più giovane possono essere utilizzate strutture gonfiabili quali gazebo, stand, igloo, totem e sky dancer come quelli che si trovano sul sito di gonfiabili-pubblicitari.com: questa tipologia di strutture sono altamente personalizzabili per quanto riguarda forme e colori sulla base delle indicazioni del cliente. I gonfiabili rappresentano un’ottima soluzione anche per veicolare brand e messaggi degli sponsor che finanzieranno l’evento. Inoltre, possono essere installate e rimosse in tempi brevi e senza l’utilizzo di molta forza lavoro come avviene per le strutture realizzate con altri materiali.
Se invece i partecipanti saranno imprenditori o comunque persone più mature, allora meglio affittare una villa già arredata oppure selezionare arredi più adeguati a questa tipologia di target.
Dopo aver scelto location e arredi, arriva il momento in cui bisogna pensare a come pubblicizzare l’evento: le opzioni sono diverse e vanno dalle più classiche quali gli inviti, i manifesti o il passaparola per arrivare a soluzioni più moderne quali l’utilizzo dei social media. Anche in questo caso, sia che si usi strumenti più tradizionali che nuovi, è essenziale cercare di intercettare il target più adeguato.
Infine bisogna pensare al personale (possibilmente personale che già abbia già lavorato in fiere, eventi, etc.) che sarà necessario perché l’evento venga realizzato al meglio e non si vada incontro a brutte figure: bisogna quindi pensare a camerieri, barman, hostess, fotografi, etc. che dovranno contribuire al meglio alla riuscita dell’evento affinché si riveli un successo e i soldi investiti non vengano buttati via.