La conservazione sostitutiva è diventata una vera e propria necessità, una realtà evidente nella prassi della vita lavorativa di molte aziende e Pubbliche Amministrazioni. Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA – a partire dal 31 marzo del 2015 – e con l’obiettivo –sempre più sentito – di realizzare la dematerializzazione dei documenti, è diventato necessario introdurre il procedimento della conservazione sostitutiva.
Esso è, infatti, l’unico procedimento in grado di conservare le fatture e i documenti redatti su supporto digitale. La conservazione sostitutiva, inoltre, è l’unica in grado di conferire piena validità legale e l’opponibilità ai terzi dei documenti informatici.
Prima di scoprire quali documenti possono essere conservati in modalità sostitutiva, facciamo un po’ di chiarezza sul procedimento.
Conservazione sostitutiva: cos’è e perché è utile
Come appena precisato, la conservazione sostitutiva è un insieme di procedure, un iter informatico specificamente regolato e disciplinato dalla Legge Italiana. Si giunge, infatti, alla conservazione sostitutiva soltanto attraverso il rispetto dei principi e delle regole tecniche emanate e fissate dal Legislatore Italiano.
Con la conservazione sostitutiva si mira dunque ad eliminare, progressivamente, i documenti redatti su supporto cartaceo che, con il passare del tempo, verranno sostituti dai documenti digitali.
Il processo di conservazione sostitutiva ci permetterà di abbattere i costi di stampa, i costi per lo stoccaggio e l’archiviazione dei documenti nonché i costi che dovremmo sostenere per pagare l’imposta di bollo. A ciò si aggiunga una più efficiente conservazione, archiviazione e consultazione dei documenti nel corso del tempo.
I documenti che possono essere conservati in modalità sostitutiva
Con la conservazione sostitutiva è possibile archiviare una molteplicità di documenti informatici. Rispettando i principi e le regole tecniche fissati dal Legislatore, è possibile conservare i seguenti documenti: fatture, scontrini fiscali, ddt, il libro unico del lavoro, il libro dei soci, i documenti che sono stati protocollati presso le Pubbliche Amministrazioni, la corrispondenza, il libro delle obbligazioni, i documenti sanitari, il Cud, la modulistica relativa ai pagamenti effettuati (come, ad esempio, i modelli F24 ed F23), i contratti, i mandati di pagamento e così via.
Questi sono solo alcuni dei documenti che possono essere conservati in modalità sostitutiva.
Ricordiamo, infine, che documenti come le fatture elettronica, i messaggi di Posta Elettronica Certificata e i contratti firmati digitalmente possono essere conservati soltanto in modalità sostitutiva.