Il sempre più frequente uso di tecnologie digitali si fa strada nell’ambito di tutte le mansioni lavorative e non solo, l’archiviazione è uno di quegli ambiti che va incontro alla totale digitalizzazione e questo avviene per svariati motivi che vedremo più avanti.
L’utilizzo di tecnologie digitali però talvolta incontra lo scoglio della competenza, alla quale solo un consulente o un operatore, appositamente formato per gestire l’utilizzo di un software appositamente sviluppato per implementare la digitalizzazione.
Infatti, per ciò che concerne la dematerializzazione dei documenti, o “conservazione sostitutiva”, un apposito software si rivela inutile, ma solo grazie all’intervento di un esperto di digitalizzazione, senza della quale sarebbe impossibile portare avanti i processi richiesti.
La dematerializzazione della documentazione è diventata di grande importanza per le aziende, sia per quelle private, che per quelle che appartengono alla pubblica amministrazione.
Questa attività viene portata avanti solo da specifici professionisti, che possano occuparsi, in maniera competente, alla gestione dei dati, che vengono prodotti in grande quantità ed è proprio la mole di materiale che rende fondamentale la riorganizzazione dei dati in base ad aspetti tecnici da rispettare.
Competenza per la conservazione sostitutiva e utilizzo del software
Un esperto competente di conservazione sostitutiva (su savinosolution.com trovi interessanti approfondimenti), deve attenersi a specifiche regole, che la normativa stabilisce e a tal proposito è ad essa che si fa riferimento per tutti i dettagli e i requisiti tecnici, organizzativi ed economici.
Nell’ambito della conservazione sostitutiva è necessaria la presenza di tre tipologie di professionisti, ai quali sono assegnate responsabilità differenti:
- responsabile della conservazione;
- responsabile della gestione documentale;
- responsabile privacy e sicurezza.
Queste figure sono importanti per l’avvio del processo di dematerializzazione dei documenti e della digitalizzazione di tutti protocolli dell’azienda. Lo studio di un processo richiede specifiche analisi da effettuare prima di intraprendere ogni azione di dematerializzazione.
A tal proposito, l’analisi dovrà comprendere le seguenti aree: gestione, reengineering e organizzazione dei procedimenti. Dove il software risulta essere un ottimo supporto, ma come ogni tecnologia digitale, richiede sempre l’intervento umano, che dovrà avere la giusta competenza per poterlo utilizzare.
Il processo di dematerializzazione deve rispettare tutti i requisiti che sono previsti dalla normativa attuale e, come è ovvio, non deve compromettere le logiche aziendali, rispettando il processo evolutivi questo cambiamento tutt’altro che semplice e che prevede un netto riassetto organizzativo.
Quali difficoltà si possono incontrare in fase di dematerializzazione?
Come ogni cambiamento, non è semplice ristabilire il riassetto organizzativo, in fatto di conservazione sostitutiva il processo è abbastanza difficile da intraprendere, perché potrebbe comportare l’insorgere di problematiche relative ai riadattamenti comportamentali, che impongono un nuovo rispetto delle regole.
A proposito di regole, va detto, che all’interno di una grande azienda, l’ostacolo più grande è proprio la condivisione delle regole e il riadattamento, soprattutto per quanto riguarda quelle aziende che sono strutturate da tanto tempo.
Una volta predisposta ogni attività si sceglie di implementare il software, che sarà sicuramente un ottimo ausilio per le attività da svolgere e a tal proposito è fondamentale che l’interfaccia sia facilmente fruibile.
È necessario che il sistema sia il più funzionale possibile allo svolgimento delle attività aziendali, per poter affrontare ogni situazione e rispondere a ogni necessità. Ma prima ancora il software deve essere settato per poter rispettare le logiche OAIS e del DPCM del 3 Dicembre 2013, che prevedono l’applicazione della conservazione sostitutiva 2.0 sin dal DPCM del 13 Novembre 2014.
La conservazione sostitutiva è un cambiamento complesso da applicare, come già detto, e il software è solo una parte di questo processo complesso e dettagliato, all’interno del quale deve essere prevista la sincronizzazione sinergica di tutte le attività, che vanno a comporre il sistema.